Drodzy WuBookerzy, wśród obowiązków ciążących na hotelarzach i zarządcach nieruchomości są różne codzienne zadania prawne i biurokratyczne. Obejmują one, na przykład, tworzenie i wysyłanie raportów instytucjonalnych, w celach statystycznych lub kontrolnych, do odpowiednich lokalnych departamentów. Procedury te są dodatkiem do rutynowych działań, takich jak te związane ze strategią sprzedaży i zarządzaniem przychodami.

Dowiedzmy się razem, jak Zak od WuBook wspiera hotelarzy zarówno w produkcji wewnętrznych raportów statystycznych, jak i w generowaniu oficjalnych dokumentów.

Statystyki i dane trendów do użytku wewnętrznego

Zanim przejdziemy do sedna sprawy, ważne jest, aby zrobić wstęp: raporty instytucjonalne i raporty wewnętrzne nie są tym samym. Te pierwsze mogą być wymagane przez władze lub lokalne biura statystyczne – praktyka ta jest stosowana w wielu, ale nie we wszystkich krajach. Z kolei raporty wewnętrzne to te, które zbierają statystyki obiektuzwiązane z otrzymanymi rezerwacjami, stawkami, przychodami. Innymi słowy, są to wskaźniki i wyniki, które menedżer ds. przychodów lub osoby odpowiedzialne potrzebują do oceny wyników obiektu i podjęcia działań, gdzie to konieczne. To poufne dane, przydatne niezależnie od kraju, do którego należy hotel. Dlatego Zak, wszechstronne PMS WuBook, integruje tę funkcję natywnie i zapewnia pełny przegląd przychodów generowanych z rezerwacji. Jak? Poprzez zawsze aktualne dane, które można dostosować do okresu czasu i dotyczące:

• całkowitych przychodów, w tym sprzedaży pokoi, usług dodatkowych i posiłków;
• produkcji pokoi, czyli przychodów generowanych wyłącznie ze sprzedaży pokoi;
• przychodów z posiłków: przychodów generowanych ze wszystkich posiłków, zarówno tych wliczonych w cenę, jak i dodatkowych;
• przychodów z usług dodatkowych: obejmujących tylko usługi dodatkowe z rezerwacji;
• wskaźnika przychodów z pokoi: procentowego stosunku między przychodami generowanymi wyłącznie przez pokoje a całkowitymi przychodami;
• dostępnych pokoi (dostępne pokoje);
• zamkniętych pokoi (zamknięte pokoje);
• sprzedanych pokoi (sprzedane pokoje);
• wskaźnik obłożenia: procentowy stosunek sprzedanych pokoi do dostępnych pokoi;
• RevPAR: przychód generowany dla każdego dostępnego pokoju;
• ADR: średnia dzienna cena sprzedanych pokoi;
• TrevPAR: całkowita produkcja na dostępny pokój;
• TrevPOR: całkowity przychód na zajęty pokój.

Bardzo ważny pulpit nawigacyjny, często pomijany przez inne PMS-y, ten obszar pomaga zoptymalizować zarządzanie obiektem i jego przychodami.

Moduł PII do zarządzania plikami instytucjonalnymi

Moduł PII Zak, oprogramowanie hotelowe WuBook, pozwala automatycznie konfigurować i wysyłać raporty instytucjonalne do odpowiednich organów, ułatwiając tym samym pracę personelu i zmniejszając ryzyko błędów lub zapomnień.

Dzięki swoim specyficznym i domyślnym funkcjom, może być używany w różnych krajach bez zmian lub dostosowany do specyficznych potrzeb każdego z nich: przyjrzyjmy się jego głównym cechom.

Kraje i raporty już zawarte w pakiecie

PII Zak jest już przygotowany do tworzenia plików przeznaczonych dla głównych organów odpowiedzialnych za rejestrację i monitorowanie obecności turystów w:

• Andorra (raport ROAT)
• Chile (raport INE)
• Kolumbia (raport Sire)
• Grecja (raport Elstat)
• Włochy (raporty Istat i Alloggiati)
• Portugalia (raport Sef)
• Hiszpania (raporty: Istac, Eustat, INE, Viajero)

Oznacza to, że po aktywacji pakietu i wprowadzeniu danych, Zak pozwala wygenerować raport ze wszystkimi wymaganymi informacjami przez każdy system i wysłać go do różnych instytucji zgodnie z harmonogramem i trybem.

Tryby wysyłania: automatyczny, półautomatyczny, ręczny.

Nie wszystkie portale działają w ten sam sposób, a różnice mogą występować nawet między regionami w tym samym kraju. Dlatego Zak oferuje możliwość wyboru trybu przesyłania: automatycznego, półautomatycznego i ręcznego.

W trybie automatycznym, od określonego czasu (zależnie od lokalnych przepisów), PMS samodzielnie wykrywa obecność jakichkolwiek zameldowań i wymeldowań, rejestruje raport z danymi gości i wysyła go do odpowiednich władz, bez dalszych działań ze strony hotelarza.

Tryb półautomatyczny jest niemal identyczny, ale wymaga autoryzacji operatora, aby operacja została zakończona. Innymi słowy, przed przesłaniem raportu można sprawdzić, czy wszystko jest w porządku i potwierdzić jego wysłanie.

W wersji ręcznej można skorzystać z Zak do wypełnienia formularza, który następnie należy zapisać na komputerze i przesłać ręcznie do oficjalnego portalu.

Generowane raporty są dostępne przez określony czas i można je pobrać w dowolnym momencie. Dodatkowo, jeśli coś pójdzie nie tak w procesie automatycznego lub półautomatycznego przesyłania, Zak wysyła powiadomienie e-mail, aby ostrzec o błędach lub problemach.

Ogólny szablon dla innych potrzeb

Dla wszystkich krajów, dla których raport nie jest jeszcze przygotowany w Zak, można skonfigurować raport Generic PII, który zawiera dane zameldowania.

W tym przypadku opcja przesyłania jest tylko ręczna, więc – po utworzeniu dokumentu – należy go pobrać na komputer i przesłać za pośrednictwem odpowiedniego portalu.

Timesharing

Co jeśli posiadasz wiele nieruchomości? Żaden problem: Zak pozwala również zarządzać timesharingiem, zarówno w tym samym kraju, jak i w różnych krajach. W pierwszym przypadku wystarczy oznaczyć pokoje niestandardowymi etykietami, aby odróżnić, do której nieruchomości należą (np. „morze” lub „góry”) i aktywować tryb „Multi Property” w PII, konfigurując różne nieruchomości. Dzięki temu konfiguracja i produkcja plików pozostaną oddzielne dla każdej struktury.

Podobna procedura dotyczy również sieci z hotelami zlokalizowanymi w różnych krajach, co pozwala na osobne logowanie się według własności i swobodne decydowanie, w którym PII złożyć raport.

Raporty instytucjonalne w szczegółach

Widzieliśmy, że Zak jest zaprogramowany, aby znać czas, dane i format wymagany dla każdego kraju (lub, w przypadku Włoch, każdego regionu) potrzebny do wygenerowania odpowiedniego raportu.

Aby lepiej zrozumieć, jak to wygląda w praktyce, przejrzyjmy główne cechy każdego z nich. ROAT (Andora)

Wymagany przez Registre d’Ocupació d’Allotjaments Turístics w Andorze, zawiera następujące szczegóły:

• zameldowania (nie wymeldowania);
• zarówno gości krajowych, jak i zagranicznych;
• gości, którzy mają co najmniej 16 lat.

Jest dostępny we wszystkich trzech trybach przesyłania (ręczny, półautomatyczny i automatyczny), a każdy gość jest wysyłany tylko raz. INE (Chile)

W tym przypadku zgłoszenie jest wyłącznie ręczne i musi być dokonane na portalu Chilijskiego Narodowego Instytutu Statystyki. Szczegóły obejmują:

• zameldowania;
• wymeldowania;
• informacje o obłożeniu i cenach;
• goście krajowi;
• goście zagraniczni. Sire (Kolumbia)

Raport Sire, wymagany przez Kolumbijski Departament Turystyki, jest również wysyłany tylko ręcznie i obejmuje:

• zameldowania;
• wymeldowania;
• tylko zagranicznych gości, więc bez Kolumbijczyków.

Każdy gość jest wysyłany tylko raz. Elstat (Grecja)

Raport instytucjonalny wymagany przez Grecki Urząd Statystyczny przewiduje grupowanie gości obiektu według kraju zamieszkania. Jest to jedyne pole wymagane przez hotelarza, który może co miesiąc generować formularz za pomocą Zak i ręcznie przesyłać go na portal Instytutu.

Istat (Włochy)

We Włoszech wymagane są dwa różne rodzaje raportów o różnych celach: Istat (Włoski Narodowy Instytut Statystyczny), do celów statystycznych, oraz Alloggiati, przeznaczony dla włoskiej Policji Państwowej.

Raport Istat obejmuje:

• zameldowania (wymeldowania zależą od regionu);
• informacje o zatrudnieniu (w zależności od regionu);
• goście krajowi;
• goście zagraniczni.

Oprócz ręcznego, półautomatycznego i automatycznego przesyłania, istnieje również opcja dla niektórych regionów, aby zresetować raport i wysłać go ponownie w przypadku błędów lub zmian w rezerwacji na ostatnią chwilę.

Alloggiati (Włochy)

Jeśli chodzi o raport Alloggiati lub „harmonogramy” Alloggiati, jak są nazywane, Zak obejmuje:

• tylko przyjazdy na dany dzień;
• goście krajowi;
• goście zagraniczni.

Każdy gość jest wysyłany tylko raz.

Czas wysyłki, który można ustawić w każdym trybie, zależy od długości pobytu: jeśli gość pozostaje na kilka dni, hotelarz ma 24 godziny; natomiast jeśli zostaje tylko na jedną noc, zgłoszenie powinno nastąpić natychmiast po zameldowaniu.

Ważne jest również, aby pamiętać, że obowiązkowe jest zachowanie potwierdzeń zgłoszenia raportu na wypadek kontroli. SEF (Portugalia)

Raport SEF jest wymagany przez Portugalski Departament Policji i może być przesyłany tylko w trybie ręcznym z następującymi danymi:

• zameldowania;
• wymeldowania;
• tylko zagraniczni goście, więc żadni Portugalczycy;
• każdy gość jest wysyłany tylko raz. Hotelarze mają do 3 dni na złożenie zgłoszenia.

ISTAC (Hiszpania)

Ręczny eksport również dla raportu wymaganego przez Krajowy Instytut Statystyki Wysp Kanaryjskich. Zawarte informacje to:

• zameldowania;
• wymeldowania;
• obłożenie i ceny;
• goście krajowi;
• zagraniczni goście.

EUSTAT (Hiszpania)

Baskijski Instytut Statystyki wymaga raportu podobnego do tego z ISTAC, ale ważnego tylko dla Kraju Basków. Do informacji o gościu dodaje się kraj zamieszkania oraz miasto lub kod pocztowy.

Raport powinien być sporządzany co miesiąc i może być wysyłany automatycznie.

INE (Hiszpania) Raport INE jest skierowany do Hiszpańskiego Narodowego Instytutu Statystyki. Może być wysłany ręcznie i musi zawierać następujące szczegóły:

• zameldowania;
• wymeldowania;
• informacje o obłożeniu i cenach;
• krajowi goście;
• zagraniczni goście.

Viajero (Hiszpania) Zamiast tego, Hiszpańska Policja wymaga dedykowanego raportu, zawierającego informacje o:

• zameldowaniach (nie wymeldowaniach);
• gościach krajowych w wieku co najmniej 16 lat;
• gościach zagranicznych z tymi samymi kryteriami rejestracji co goście krajowi;

Hotelarz ma około 72 godziny na złożenie raportu, a każdy gość musi być zgłoszony tylko raz.

Surowe kryteria i różne zmienne dla każdego kraju sprawiają, że te procedury są dość uciążliwe, jeśli nie wspiera Cię technologia: Zak od WuBook też to robi!