Drodzy WuBookerzy, powierzenie technologii kluczowych, lecz powtarzalnych operacji to atrakcyjna perspektywa nie tylko z praktycznego punktu widzenia, ale również ekonomicznego. W rzeczywistości automatyzacja marketingupozwala zwiększyć efektywność obiektu i poprawić doświadczenia klientów, co przynosi pozytywne efekty dla zarządzania, reputacji i – potencjalnie – przychodów.

Oto jak wykorzystać systemy automatyzacji w hotelach i jak zintegrować je w strategii komunikacji i promocji.

Czym jest automatyzacja marketingu

Automatyzacja marketingu w hotelach, jak w każdym innym rodzaju działalności, oznacza automatyzację powtarzających się działań związanych z komunikacją i marketingiem, upraszczając operacje personelu i optymalizując ścieżkę konwersji użytkowników online. Dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu i platformom możliwe jest segmentowanie kontaktów na różne kategorie odbiorców, precyzyjne planowanie całego przepływu wiadomości, które każdy odbiorca powinien otrzymać, oraz monitorowanie danych każdej akcji w celu oceny trendu i interwencji tam, gdzie to konieczne. To przynajmniej bardziej zaawansowana sytuacja, która wymaga organizacji i nietrywialnych inwestycji.

Jednak istnieją rozwiązania, które umożliwiają osiągnięcie wysokiego stopnia automatyzacji i nadal cieszenie się korzyściami z tej praktyki, zwłaszcza w branży hotelarskiej.

Korzyści z automatyzacji

Wyobraź sobie, że jesteś w środku sezonu, z turystami przyjeżdżającymi i wyjeżdżającymi, rezerwacjami z wielu kanałów i nowymi zapytaniami do obsłużenia. Jak wygodne byłoby poleganie na systemie, który odciąża cię, przynajmniej częściowo, z powtarzalnych zadań, takich jak wiadomości gości? Główną zaletą marketingu automatyzacyjnego jest właśnie to: oszczędza czas personelu twojego obiektu, zapewniając optymalną obsługę klienta.

W rzeczywistości, bez tej możliwości, jest wysoce prawdopodobne, że interakcja przed, w trakcie i po pobycie może zrobić różnicę w postrzeganej jakości, a lojalność klientów zostanie utracona. Automatyzacja nie oznacza rezygnacji z personalizacji, wręcz przeciwnie. Planowanie wiadomości z wyprzedzeniem pozwala przewidzieć potrzeby klientów i przygotować różne rodzaje komunikacji indywidualnie, dostosowując je do potrzeb, aby wyglądały na szyte na miarę. Planowanie wysyłki zapewni, że wiadomości dotrą w odpowiednim czasie, aby osiągnąć pożądany rezultat. Przyjrzyjmy się kilku przykładom, aby lepiej zrozumieć potencjał tych narzędzi.

Przykłady automatyzacji marketingu dla hoteli

Jak już zapewne wiesz, satysfakcja klienta zależy również od tego, jak ważnymi się poczuli, czyli od stopnia uwagi i troski, jaką im poświęciliśmy przed, w trakcie i po pobycie, również na polu komunikacji.

To właśnie w tych trzech momentach koncentruje się większość automatycznych działań.

Przed przyjazdem

Przed przyjazdem do obiektu warto przypomnieć gościowi szczegóły rezerwacji oraz przydatne informacje dotyczące hotelu i jego usług.

Na tym etapie można również przekazać wszelkie instrukcje dotyczące zameldowania, co usprawni pracę personelu.

E-mail, wiadomość tekstowa lub nawet wiadomość przez WhatsApp to skuteczne przypomnienia, które mogą uspokoić klienta i zachęcić go do dalszych zakupów.

Podczas pobytu

Wiadomość powitalna sprawi, że goście poczują się mile widziani i może zawierać praktyczne wskazówki lub porady, które wzbogacą ich doświadczenie hotelowe: od haseł do wi-fi, przez atrakcje turystyczne, po pobliskie restauracje. Długość pobytu można również wykorzystać do zasugerowania podwyższenia stawki lub promowania dodatkowych zabiegów i usług, takich jak spa, basen czy śniadanie w hotelu, najlepiej w specjalnej, zarezerwowanej cenie.

Oczywiście, powinno to być dostosowane do rzeczywistej długości pobytu (aby uniknąć natarczywości) i, zwłaszcza w przypadku promocji sprzedażowych, poprzedzone osobistą komunikacją, która „ociepla” ofertę.

Po wyjeździe

Po zakończeniu pobytu to dobry moment, aby wysłać podziękowanie i prośbę o opinię, być może z jakąś zachętą, taką jak zniżka na kolejną rezerwację.

W tym kontekście nie należy lekceważyć powodu pobytu i, co za tym idzie, rodzaju gościa: jeśli są to podróżujący w celach biznesowych, mogą w przyszłości wrócić, aby załatwiać interesy lub uczestniczyć w targach. W takich przypadkach warto wspomnieć o istnieniu programów lojalnościowych lub wysłać e-mail kilka miesięcy później jako przypomnienie o ich doświadczeniu w obiekcie.

Zak dla marketingu hotelowego

Automatyzacja marketingu oferuje wiele korzyści i może być łatwo zintegrowana z mniej lub bardziej złożoną strategią promocyjną. Ale jak włączyć to do codziennych praktyk i z jakimi narzędziami?

Jak już wspomnieliśmy, istnieją programy ad-hoc, które zarządzają nawet dość skomplikowanymi strumieniami automatyzacji marketingu w różnych kanałach. Jednak na początek wystarczy dobry system zarządzania hotelem, taki jak Zak, PMS dla hoteli od WuBook.

Funkcje automatyzacji marketingu w Zak.

Zaprojektowany dla hoteli, pensjonatów i wynajmu wakacyjnego, Zak spełnia wszystkie najbardziej zaawansowane funkcje oprogramowania do zarządzania, jednocześnie łącząc niezbędne automatyzacje hotelarskie.

Dzięki PMS od WuBook, możesz:

• tworzyć nieograniczoną liczbę szablonów komunikacyjnych, które są dostosowywalne w każdej formie: od tekstów (nawet w wielu językach), przez grafikę (w tym logotypy i załączniki), po szczegóły oferty. Aby ułatwić tworzenie tekstów, szablony są zintegrowane z ChatGPT do automatycznego generowania wiadomości i tłumaczeń wielojęzycznych;
• zapisywać i używać szablonów tak często, jak to potrzebne, do komunikacji przez SMS, WhatsApp i e-mail;
• wykorzystywać wewnętrzne CRM do uzyskiwania specyficznych informacji o zdobytych i potencjalnych klientach, oznaczać ich (np. odróżniając między „przybyłymi” a „opuszczonymi”) i opracowywać strategię komunikacji i marketingu najbardziej zgodną z każdym celem;
• automatyzować wysyłanie e-maili według różnych parametrów, takich jak kanał pochodzenia (ustawiając zasady wysyłki tylko dla tych, którzy przybywają lub nie przybywają z OTA, na przykład) lub czynnik czasu (wszystkie rezerwacje otrzymane do/od pewnej daty otrzymują określony szablon) i tak dalej.

Ponadto, dzięki historii e-maili przechowywanej na platformie, zawsze można prześledzić wysłane (lub nie) komunikaty dla każdego klienta i mieć przegląd wykonanych operacji oraz osiągniętych wyników.

Dlaczego warto używać Zak do automatyzacji

Choć Zak nie jest programem stworzonym do automatyzacji, oferuje możliwość korzystania z niektórych typowych funkcji oprogramowania ad-hoc z różnymi korzyściami.

Pierwsza dotyczy kosztów: mniejsze firmy lub ci, którzy chcą spróbować swoich sił w zautomatyzowanej komunikacji, mogą to zrobić bez natychmiastowej inwestycji w specyficzne i często kosztowne programy.

To prowadzi do optymalizacji operacyjnej, ponieważ wszystkie operacje można obsługiwać z tej samej platformy, bez konieczności przełączania się z jednego systemu na inny.

Złożone systemy wymagają także dość wysokiego poziomu wiedzy technicznej, co – jeśli nie jest dobrze zaprojektowane i zarządzane – grozi utratą kontroli nad wysyłanymi komunikatami, podczas gdy prostsze oprogramowanie zapewnia większą swobodę personalizacji i modyfikacji. Podsumowując, automatyzacja marketingu jest z pewnością użyteczna i obiecująca, ale aby uniknąć jej przekształcenia w pułapkę technologiczną, ważne jest wybranie narzędzi odpowiednichdo swojej struktury i potrzeb.