Drodzy WuBookerzy, od jakiegoś czasu praca hotelarzy i zarządców nieruchomości ewoluowała, integrując różne narzędzia technologiczne wspierające codzienne i długoterminowe operacje. W tym artykule przyglądamy się jaki software jest niezbędny do zarządzania hotelem (lub innym obiektem noclegowym) i do jakich celów można go wykorzystać.

1. PMS, operacyjny mózg obiektu

Podstawowy dla zarządzania hotelami, pensjonatami i wynajmem wakacyjnym, PMS (skrót od Property Management System) pozwala na organizację i zarządzanie wszystkimi procesami w obiekcie. Na przykład Zak – hotelowe PMS WuBook – pozwala na ustalanie cen i stawek dla każdego rodzaju zakwaterowania, uwzględniając wszelkie sezonowe zmiany i warunki anulacji. Planer rezerwacji jest zawsze dostępny i edytowalny: można przypisywać pokoje inne niż te automatycznie przypisane przez system w momencie rezerwacji, przenosić gości, otwierać lub zamykać pokoje, bez ograniczeń.

Nieograniczona jest również baza danych klientów, którzy mogą się zameldować i płacić online. Specyficzne statystyki i raporty pomagają również śledzić wyniki obiektu i zwiększać przychody. Nie tylko to, dzięki Zak hotelarz może:

• zarządzać sprzedażą bezpośrednią, poprzez połączenie z dedykowanym oprogramowaniem;
• otrzymywać rezerwacje pośrednie i automatycznie działać na ich ofertach w kanałach dystrybucji, dzięki integracji z Channel Managerem;
• koordynować zespoły wewnętrzne, wysyłając konkretne komunikaty związane na przykład z usługą sprzątania pokoi;
• przeprowadzać raporty i operacje statystyczne wymagane przez władze terytorialne.

Podsumowując, hotelowy PMS to operacyjny mózg obiektu: centralizując działalność w jednym portalu, pozwala na pełny i efektywny przegląd i zarządzanie.

2. Booking Engine (i strona) dla rezerwacji bezpośrednich.

Ustalanie stawek i cen to nie to samo, co sprzedaż – dlatego w swoim oprogramowaniu musisz uwzględnić także system rezerwacji bezpośrednich, czyli booking engine. Zawsze bierzmy WuBook jako przykład, aby lepiej zrozumieć, jak to działa. Dzięki Booking Engine Zak, potencjalni goście mogą uzyskać dostęp do strony internetowej obiektu i zarezerwować nocleg bez korzystania z pośredników czy OTA. Rozwiązanie, które ułatwia proces dla kupującego i gwarantuje hotelarzowi zyski bez kosztów pośrednictwa.

Gość widzi tylko dostępne pokoje na wybrane daty z ich ograniczeniami i w kilku krokach może sfinalizować rezerwację. Z kolei hotelarz widzi aktualizacje bezpośrednio w kalendarzu rezerwacji: jeśli Booking Engine i PMS są połączone, informacje o cenach i dostępności są przesyłane i odbierane automatycznie.

Booking Engine Zak to prawdziwa zaleta, którą można dodać do strony internetowej hotelu lub zintegrować z witryną zbudowaną przez Zak. Rzeczywiście, dzięki Website Creator można szybko stworzyć spersonalizowaną stronę internetową i połączyć ją z oprogramowaniem sprzedażowym.

3. Kosztorys do zarządzania spersonalizowanymi ofertami

Booking Engine nie jest jedynym systemem do uzyskiwania rezerwacji bezpośrednich. Możliwe, że niektórzy goście mają specjalne potrzeby lub wolą poprosić o ofertę dostosowaną zamiast przechodzić przez natychmiastowy zakup. W takim przypadku hotelarz może skorzystać ze specjalnych narzędzi do formułowania kosztorysów. Mówiąc o Zak, to Kosztorys dla obiektów noclegowych, specyficzny moduł, który można zintegrować z PMS, pozwalający na tworzenie i wysyłanie spersonalizowanych ofert w zaledwie kilka kliknięć.

Bez względu na to, skąd pochodzą zapytania (czy to z systemu rezerwacji, czy ze strony), przez Kosztorys można wysyłać oferty dostosowane do potrzeb, nawet bezpośrednio z planowania rezerwacji. Dzięki temu, oprócz sprawnego zarządzania nimi, zawsze masz wgląd w przegląd obłożenia.

4. Channel Manager do sprzedaży na OTA

OTA to niezbędny kanał sprzedaży dla wielu firm, ale ich zarządzanie może być dość skomplikowane, jeśli odbywa się ręcznie. Ręczna aktualizacja stawek i dostępności może prowadzić do błędów, które skutkują utraconymi szansami lub problemami dla klientów (w tym obawianym overbookingiem).

Aby tego uniknąć, w oprogramowaniu do zarządzania hotelem musi być uwzględniony również channel manager. Channel Manager Zak’a, na przykład, rejestruje i wysyła dane o zapasie pokoi w czasie rzeczywistym z PMS do OTA i odwrotnie: w ten sposób zapewnia, że oba systemy są zawsze zsynchronizowane i nie ma rozbieżności w ofercie. Ponadto, dzięki Zak, można ustawiać różne ceny w zależności od platformy dystrybucyjnej, dostosowując cennik w zależności od kosztów prowizji, rynku sprzedaży, pozycjonowania obiektu i wszystkiego, co przyczynia się do przychodów obiektu.

5. RMS: system maksymalizujący przychody

Mówiąc o przychodach, Revenue Management System (lub RMS) to oprogramowanie, które pomaga dynamicznie i automatycznie ustalać ceny pokoi przewidując trendy popytu. Na podstawie danych sprzedażowych i rynkowych, RMS sugeruje najlepszy harmonogram stawek, aby zmaksymalizować przychody hotelu.

Oczywiście wiele zależy od strategii cenowej i, ogólnie rzecz biorąc, od celów przychodowych, które mają być osiągnięte w dłuższej perspektywie.

Jednak nie wszystkie obiekty mają cechy – organizacyjne lub strukturalne – aby w pełni wykorzystać to narzędzie i na początku system yield management, czyli oprogramowanie, które dynamicznie zmienia ceny w oparciu o elastyczne zasady, w zależności od szybkości sprzedaży i innych parametrów, może być wystarczające. Jako kompleksowy PMS, Zak uwzględnia obie możliwości: jest kompatybilny z wiodącymi RMS w branży i już zawiera zaawansowany system Yield management.

6. Zarządzanie housekeepingiem: nieskazitelny porządek i czystość

Zarządzanie housekeepingiem odnosi się do utrzymania hotelu, od rutynowego sprzątania pokoi i przestrzeni wspólnych, po przygotowanie pokoi, aż po wszelkie nadzwyczajne interwencje (drobne awarie czy naprawy). Jest to kluczowa działalność, ściśle związana z przepływem przyjazdów i wyjazdów, która musi być skoordynowana do perfekcji.

Do tego celu istnieją dedykowane programy, które pozwalają Housekeeping Managerowi zarządzać przydzielonym personelem i bezpośrednio komunikować wszelkie zmiany w codziennym harmonogramie. Zazwyczaj te programy można zintegrować z PMS, ale alternatywnie można wybrać oprogramowanie zarządzające, które już posiada podstawową funkcjonalność, takie jak Zak od WuBook.

7. Food & beverage: oprogramowanie do zarządzania restauracją w hotelu.

Housekeeping to nie jedyna usługa, która wymaga terminowej i efektywnej koordynacji. Jeśli hotel posiada bar lub restaurację na miejscu, ważne jest, aby była ona również zarządzana mistrzowsko.

Istnieje kilka zewnętrznych rozwiązań lub – ponownie – można zwrócić się do Zak, oprogramowanie do zarządzania od WuBook. Dzięki modułowi dedykowanemu Zarządzaniu Restauracją, hotelarz może:

• tworzyć cyfrowe menu, które można również wydrukować i udostępnić przez kod QR;
• wysłać zamówienie do kuchni i kasy, gdzie można je dołączyć do rachunku za pokój, jeśli klient jest również gościem obiektu;
• szybko podzielić rachunek według zamówienia każdej osoby lub liczby osób;
• dodać dodatkowe konsumpcje związane z restauracją (takie jak napoje i dania) bezpośrednio do rezerwacji pokoju, a następnie mieć jeden rachunek. Krótko mówiąc, z Zak możliwe jest zaspokojenie wszystkich głównych potrzeb w obszarze gastronomii bez aktywowania dodatkowych, potencjalnie uciążliwych narzędzi.

Inne oprogramowanie i funkcje do rozważenia

Dotychczas omówione to podstawowe oprogramowanie, które każde miejsce powinno ocenić na podstawie swoich cech. Jednak nie są to jedyne, i dużo zależy od specyfiki każdego hotelu, B&B lub domu wakacyjnego.

Na przykład, dla niektórych może być interesujące (lub konieczne) dodanie do listy systemów automatyki domowej, które umożliwiają zdalne zarządzanie apartamentem, lub rozwiązań do automatycznego otwierania i zamykania pokoi.

Choć są to aplikacje zewnętrzne, warto upewnić się, że są one również kompatybilne z PMS, aby uniknąć ciągłego przełączania się z jednej platformy na drugą. Pozostając przy temacie PMS, oprócz tego, co już omówiliśmy, warto również sprawdzić:

• systemy płatności w różnych walutach zgodne z protokołami bezpieczeństwa i ochrony danych obowiązującymi na danym terytorium;
• specyficzne funkcje do tworzenia i przesyłania raportów instytucjonalnych wymaganych przez lokalne departamenty do celów statystycznych lub kontrolnych;
• szczegółowe statystyki i analiza danych do wewnętrznego raportowania, mające na celu monitorowanie trendów i prognozowanie przychodów;
• automatyczne wiadomości i prośby o opinie: ważna funkcja przyspieszająca wewnętrzne procedury i utrzymująca kontakt z klientami, zwłaszcza zadowolonymi!!!
• obszar do tworzenia faktur elektronicznych (gdzie to możliwe, na przykład we Włoszech) i pobierania ewentualnych podatków turystycznych.

Wszystkie te aspekty przyczyniają się do optymalnego zarządzania obiektem noclegowym, zarówno dla hotelarza, jak i dla klienta. My w WuBook doskonale to rozumiemy, dlatego uwzględniliśmy je wszystkie w naszym PMS.